Voor een snel groeiende scale up organisatie in Enschede bleken de standaard Purchase Order request tools van bijvoorbeeld Exact software niet te voldoen voor het ondersteunen van hun goedkeuringsproces. Daarom kreeg ik de vraag om hiervoor met Power apps Model Drive Apps een applicatie voor te ontwikkelen die dit proces ondersteunt.

Vooral gedurende de huidige enorm snelle groei van dit bedrijf kunnen deze processen nu volledig onder controle gehouden worden. Het is nu inzichtelijk wie wanneer goedgekeurd heeft en tot welk bedrag.

De applicatie is met Power Apps Model Driven Apps ingericht, waardoor alle medewerkers met een betrekkelijk goedkope licentie toe kunnen.

Onderdeel van de applicatie zijn:

Import/Synchronisatie

• Data v.w.b. cost centers en cost types worden gesynchroniseerd vanuit Exact middels dataflows in Dataverse
• Data v.w.b. medewerkers, projecten en de approval matrix (wie mag wat goedkeuren en wat is zijn leidinggevende) worden vanuit Afas gesynchroniseerd

Dataverse Security

• Business unit inrichting zodat alleen requests van je eigen afdeling mag zien
• Rollen voor verschillende types medewerkers

Goedkeuringsflow

• Microsoft Approval techniek voor het daadwerkelijk goedkeuren van elke stap (geïntegreerd met onder andere Teams)
• Voor projecten een andere goedkeuringsflow dat voor niet project PO requests
• Goedkeuringsflow doorloopt o.b.v. aangevraagde bedrag één of meerdere lagen van de organisatie

Administratieve verwerking

• Tenslotte een review door de financiële afdeling
• Ook de financiële afhandeling is ondersteund met lijsten en statussen